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Emplois

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Adjointe administrative, Tenue de livres

Matane

Quart de travail :

– Temps plein, 40 heures semaine, 9h00 à 17h00

FONCTION

Sous la responsabilité de la direction générale, la secrétaire-tenue de livres est responsable du service à la clientèle, de recevoir et d’acheminer les appels téléphoniques, d’accueillir les résidents et les visiteurs et de fournir des renseignements généraux, selon les informations à sa disposition, et d’effectuer des tâches administratives visant à contribuer à la gestion des activités de la direction.

DESCRIPTION DES TÂCHES

Reçoit et filtre les appels, note les renseignements afin d’assurer le suivi ou de prendre des mesures selon les priorités; accueille et dirige les résidents et visiteurs afin de les référer à la bonne personne ou au bon service; fait signer le registre.

Enregistre les sorties et entrées des résidents, selon le système établi, afin d’en assurer le suivi et avise les services alimentaires de leur absence en regard des repas.

Communique, selon les informations fournies par l’entremise du réseau de communication, les informations d’intérêt général (ex. repas, activités).

Fournit, selon les informations et les taux établis, les renseignements sur la location et au besoin fait visiter au client potentiel les lieux aux fins de location.

Prépare, selon les informations, l’ordre du jour des réunions; assure la logistique, réunit et assemble la documentation nécessaire; assiste aux réunions, rédige les comptes rendus et assure le suivi des dossiers.

Obtient, réunit, enregistre et met en corrélation, manuellement ou à l’aide d’un système informatisé (Suite Office et Hopem), des données, des informations, de la documentation, les baux, les revenus, perception des loyers, les entrées et sorties des résidents, etc. aux fins de mise à jour, de contrôle, de compilation, de vérification, de complémentarité, de rédaction, de référence, etc.

Reçoit le courrier, les rapports, les factures, les fiches de temps, etc.; valide les données ou complète les informations, les annote, les résume, les codifie, etc. afin d’en faciliter le traitement; achemine ces documents à qui de droit et en assure le suivi.

Organise et tient à jour le système de classement et de conservation de données, de documentation, de carte d’assurances maladie des résidents, dossier du personnel et des résidents, etc. se rapportant aux activités et y apporte les modifications nécessaires, selon les normes, aux fins de référence, de recherche, de compilation ou de consultation.

Commande, selon les instructions et les pratiques ou après autorisation, les demandes de service et d’acquisition de matériel et en assure le suivi.

Prépare et effectue périodiquement, selon les instructions et le système établi, la listes des revenus, la perception des loyers, la facturation, les dépôts, en assure un suivi et fait rapport et signale toute anomalie.

Rédige et signe la correspondance courante et soumet les projets de réponse de toute autre correspondance pour l’autorisation et la signature du gestionnaire afin d’assurer le suivi des dossiers.

Administre et rend compte d’une petite caisse, effectue les vérifications nécessaires, selon les politiques pertinentes, afin de rembourser les dépenses autorisées du personnel et tient à jour les systèmes de contrôle conformément aux procédures établies.

Remplit les formulaires et les documents appropriés, tel que prélèvement préautorisé; rédige la correspondance et les rapports courants requis selon les informations à sa disposition afin d’assurer les suivis nécessaires.

Effectue, au besoin, toutes ou en partie les tâches ressortissantes à toute autre catégorie d’emploi égale ou inférieure.

FORMATION

DEP Secrétariat et/ou toutes autres formations reliées à l’emploi

Formation en comptabilité, un atout

Très bonne connaissance de la Suite Office (Excel,Word)

Connaissance du système de comptabilité Hopem, un atout

EXPÉRIENCE

5 ans et plus d’expérience pertinente

EFFORT PHYSIQUE

Soulever seul, maximum 50lbs et jusqu’à 160lbs avec assistance

Pousser/tirer du matériel roulant, tel que des chaises roulantes et des paniers pouvant peser jusqu’à 160 lbs

Se tenir assise pour de longues périodes de temps

Se plier/s’étirer fréquemment

CONDITIONS DE TRAVAIL

Horaires fixes

Taux horaire tel que la politique en vigueur

Fonction exigeant de travailler de longues heures assise.

AUTRES

Professionnelle et discrète

Sens de l’organisation

Orienté vers le service au résident

Aptitude à écouter, à communiquer avec empathie, respect et calme

Capacité à travailler en équipe, à coopérer et à connaître ses limites

Accepter les commentaires constructifs

Recherche de l’excellence / qualité du travail

Jugement / mise en œuvre de solutions

Innovation et créativité, initiative et débrouillardise

Résistance au stress

Intégrité, respect, honnêteté, confidentialité et transparence

Sens de l’autonomie sont essentiels.


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